South Style

急速に広がっているWeb会議。
音声が聞き取れない、家族が写ってしまった、消化不良の会議になってしまった、といった経験のある方も多いのでは。 トラブルを予防し、参加している方々に失礼にならないように、会議前・会議中・会議後に気をつけておきたいことをまとめてみました。

まずは会議前の準備編。

服装に気をつかう。
在宅勤務は「休日」ではありません。社内の会議でもだらしのない格好では参加しないように気をつけましょう。また、映らないからといってパンツ一丁での参加もNG。
服装は、本コラムの「Web会議の服の色」もご参考に。

背景に気をつかう。
会議中に家族が横切ったり、カーテンが常にひらひらしていたり、窓の日差しで逆光になってしまったり。会議に集中できなくなるようなことが無いように配慮しましょう。 背景画像を設定できるアプリケーションもあるので活用しましょう。

周りの音にも配慮を。
テレビの音や家族の会話、窓の外の音などが聞こえてしまうこともあるようです。 音にも気を遣うようにしましょう。

できるだけイヤホン・ヘッドホンを利用する。
会議内容が外にもれないようにすることももちろんですが、ハウリングを予防するためにもイヤホン・ヘッドホンは有効です。マイク付きならなお良しです。

スマートフォンのマナーモード、メールアプリの音にも注意が必要です。
マナーモードにするのは対面の会議でも同じですが、忘れがちなのがメールアプリの受信音設定です。 会議中に音がならないよう設定するか、アプリ自体を終了させておきましょう。

アプリのビデオはONにする。
顔を見せることで相手には安心感を与えることができます。 また、話すタイミングや表情が把握できるためコミュニケーションが取りやすくなります。
接続時のデフォルトが「ビデオOFF」「音声ミュート」になっているアプリケーションもあります。 参加前に操作を確認しましょう。

会議の主催者（招集者）は下記もしっかり準備しましょう。

会議の目的、内容を決めておく。
Web会議は対面での会議よりも進行が滞ったり、主旨から外れてしまったりしやすいもの。事前に参加者と「レジュメ」を共有しておくとよいでしょう。

話す人、順序を決めておく。
多人数でのWeb会議では誰が誰に話をしているのかわかりにくく、話すタイミングを掴むのも難しいもの。主催者が指名する形で話してもらうことで進行がスムーズになります。
事前に話してもらう人と大まかな順序を決めておくと良いでしょう。

ここまで準備ができたら次はテスト接続です。
どのアプリケーションにもテスト機能がついていますので活用しましょう。
背景に余計なものが写っていないか、マイクの音量は適切かなどをチェックします。 初めてWeb会議を実施する場合は特に念入りに。

会議が始まったら以下のことに注意しましょう。

自分が発言しないときは「ミュート」に。
大人数での会議の際には雑音も気になるもの。発言しないときはマイクをミュートにしておくと良いでしょう。

オーバーリアクションを心がける。
Web会議は対面での会議よりも意思や感情、状況が伝わりにくいもの。 特に大人数での会議で音声をミュートにしている際は普段より大きく頷く、ジェスチャーを活用するなどオーバーなぐらいの反応を心がけましょう。

「議事録」を作成する。
最後のまとめも重要です。会議予定時間を視野に入れて、締めは簡潔に行いましょう。 聞き間違いや漏れをなくすためにも「議事録」を参加メンバーにメールすると良いでしょう。

以上のことなどに留意して、Web会議を効率よく進めましょう。