South Style

はじめてお会いしたら、何はともあれ名刺交換。
これは日本のビジネス界の長年にわたる習慣です。

名刺を管理するアプリケーション・システムは様々なものがリリースされており、使ったことのある方も多いのでは。この分野の市場規模は、2022年には100億円を超えると予測するコンサル企業もあります。

初期の名刺管理アプリケーションは名刺を「ただデジタル化する」だけのものがほとんどでしたが、現在ではSFA（※）やCRM（※）と連携するものが５割を超えています。 今回ご紹介する「ナレッジスイート名刺デジタル化＋営業支援SFA」もそんなツールの一つです。

高速かつ高精度！

名刺管理アプリケーション・ツールは、スマホで撮影するものやスキャナ専用機で読み込むものなど様々。ただ、多くが名刺を一枚ずつ読み込む形で、それなりの手間がかかっていました。また、読み込み精度が低く手直しに時間がかかってしまう製品も。

「ナレッジスイート名刺デジタル化＋営業支援SFA」は複合機（プリンター、ファクス、スキャナ、コピー等がひとつになったもの）を使うことで一度に最大２０枚までの名刺をまとめて取り込めるようにしました。さらにこのツールは、まとめて取り込んでも「読み込み精度ほぼ１００％」を誇っています。

高い読み込み精度を支えているのは３つのファクター。まずは複合機ならではの高性能のOCR（※）。スマホで撮影するタイプとは段違いです。次に、独自の名刺辞書を駆使していること。この２点だけでも、かなりの高精度で文字の読み取りが可能となりました。

最後は「人の目」。多彩なデザインが施されている名刺の中には、OCRでは読み取れない文字もどうしても出てきてしまいます。そこを国内のオペレーターが「目視」で補正することで高精度を保っているのです。

読み込みのスピードも魅力の一つです。複合機で読み取り後はほんの数分でデジタル化されクラウド上に保存されます。名刺画像も一緒に保存されるので見やすく、探しやすいのも嬉しいところ。この時点ですぐに営業報告等と結びつけることが可能です。

読み込みエラーがあった際には国内オペレーターによる目視補正が行われますが、これも登録の翌日には完了するというスピーディーさです。

取り込まれた名刺データはクラウド上に保存されていますから、メンバー間で共有することができます。また、スマホからのアクセスも可能で外出先でのチェックも簡単です。

営業支援SFAとの連携

　 このツールは「営業支援SFA」という営業管理システムと連携しています。

図を見ていただくとわかりますが、名刺データのほかWeb経由のお問い合わせのデータを起点にお客様情報をリスト化しています。そこに、その後のお客様との接点をすべて記録・管理することができるシステムです。

　「担当者情報」「営業活動の記録（営業日報）」「アポイントや期限等のスケジュール情報」「商品販売記録」などが名刺と紐付けされます。

これらの記録もメンバー間でリアルタイムに共有できるため、リモートワーク中でも活用できるシステムです。

データの活用とセキュリティ

「営業支援SFA」は「データの活用」に重きをおいて開発されてます。ただの「お客様リスト」に終わらないようするための機能が多く用意されているのです。

例えば、「案件営業」のシーンではこれまでにどのようなアプローチをしていたかを改めて確認することができます。そこからより効率的な商談が可能となります。
また「ルート営業」のシーンでは「活動計画」を共有し、結果を一元管理することで「どの活動が売上に貢献したか」「どう影響したのか」を分析することができます。

名刺という個人情報に、営業活動という企業秘密にも関わる情報をストックするシステムですから「セキュリティ」も重視しています。国内のIDC（※）を利用することで国内法が適用されるようにしています。また名刺の「目視」を行うのも国内オペレーター。さらにオペレーターは「読み込みエラー部分のみ」をチェックする形にすることで、セキュリティを保っています。

「目視」を行っていることをうまく活用することで、名刺だけでなく郵便物等の情報の読み込みができると、役員変更や住所変更等のお知らせも簡単に反映できて良いかもしれません。

また、ショップカードや手書きのポイントカードを読み込んでお客様管理に使うこともできそうです。コロナ禍で困難な状況にある飲食店の一助となるシステムにできるかもしれません。