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Interview , SP

ビジネスチャットで仕事を楽しく

2021.3.29

コロナ禍で利用者が急増したアプリの一つに、ビジネス系のコミュニケーションツールがあります。リモートワークが続いて直接顔を合わせる機会が激減したチームメンバーが、仕事の進行具合や問題点を共有しながら、これまで同様に意思の疎通を行えるよう工夫されたものです。

今回はそんなコミュニケーションツールの中から、オフィスにある複合機と連動することでさらに機能を進化させられる「チーム手帳 ロボコピ連携」について探ってみました。

ビジネスに特化した「仕事で使えるスタンプ」

「チーム手帳」とは、外出時やテレワークなどでも、チーム内で楽しく直感的に使えるコミュニケーションツール。いわゆるグループチャットアプリですが、ビジネスに特化したスタンプを大量に用意しているところが人気です。

文章をつくるのが得意でない人は自分の状況や気持ちをメールで伝えるのが苦手ですし、誤解されてしまうこともしばしば。そんな人もスタンプを使うと意外とスムーズにやり取りできます。チーム手帳には仕事に使えるスタンプが1,000種類以上。これを使いたくて導入を決めた会社もあるようです。

ビジネスシーンにフィットするスタンプを、すぐに使える

チーム内の連絡をスピードアップ!

いきなりスタンプの話から入ってしまいましたが、チーム手帳のいちばんのメリットは「チーム内のコミュニケーションが活性化する」こと。

例えば少し残業した課員が、翌朝お客様の元に直行することになった場合。これまでなら帰宅前にそのことを課長に伝え、課長は翌朝のミーティングで課員に伝えるのが普通だったと思います。しかしチーム手帳なら、直行する社員が自ら「明日は○○社へ直行で、戻りは13時になります」とメッセージを入れるだけで、課員全員に伝わります。

また大切なメールが読んでもらえたのか、返信が来るまでわからず不安になったことはありませんか?チーム手帳でやり取りすれば、相手が読むと「既読」となりますから、伝わっているかどうかでやきもきする時間も大きく減少します。

モチベーションを上げる仕掛けが満載

そのほかにも、チームのモチベーションを向上させる「感謝」「称賛」「応援」というプレミアムカードを送信しあうこと機能もあります。プレミアムカードを送られるとポイントがたまる仕組みで、集計しランキング表示することも可能。
例えば

「あとは、私の方でやっておきますので、今日は直帰してください」
「助かります!ありがとう」(「感謝カード」送付!)

こんな形で感謝カード送付するだけで、送信相手のポイントが溜まっていきます。
お互いの感謝の気持ちがスタンプの形で残っていくので「次も協力して頑張ろう!」という気持ちにつながる仕掛けです。

チームの日程調整や、共有データの蓄積なども同じ画面からサクサク行うことができるので、情報のやり取りが必要な仕事上のコミュニケーションの場面で非常に役立つツールです。

特別なお礼をしたいときなどに使えるプレミアムカード

印刷物の情報共有まで可能に

場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現し、ビジネスのスピードを加速させるチーム手帳ですが、紙の書類やファクス受信文書など印刷物の情報共有は社外にいると難しいという課題は残ったままでした。これを解決すべくリリースされたのが「チーム手帳 ロボコピ連携」です。

社内にある複合機(プリンター、ファクス、スキャナ、コピー等がひとつになったもの)とチーム手帳がつながったのです。これにより受信ファクス文書や紙の書類を社外でも手軽に扱えるようになり、出社して確認する必要がなくなりました。

機能の名称になっている「ロボコピ」とは、架空のロボットの名前。「ロボコピ」のアシストにより、トークルームを介してファイルなどのプリント、複合機からのスキャンデータ受け取り・受信、ファクス文書の確認が直感操作で行なえます。
スマートフォンで撮影した写真も直接複合機で印刷することが可能なので、画像をパソコン経由で印刷する手間が省け、作業効率が向上します。

トークルームからデータをプリントしたり、スキャンデータやファクスを受け取れる
こんなモヤモヤを解決!

チームの連携 を強めながら、仕事の場所と時間の自由度が上がる。「チーム手帳 ロボコピ連携」は、新しい仕事のスタイルを応援してくれるサービスです。 業界ならではのスタンプが充実してくるとさらに活用の幅が広がりそうです。

本コラムに記載の会社名および製品名・ロゴマークは、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。

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株式会社ドリームネッツ
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